Padrão de Importação no HubSpot: Guia de boas práticas

Este guia tem como objetivo orientar os usuários do HubSpot a realizarem importações de contatos de forma padronizada e eficiente, reduzindo inconsistências, duplicidades e garantindo a integridade da base de dados.

Por que seguir um padrão de importação?

• Confiabilidade: Garante que as informações importadas sejam precisas e estejam alinhadas com as propriedades da conta.
• Minimização de erros: Evita duplicidade de contatos e conflitos de dados.
• Eficiência: Facilita o gerenciamento de leads e clientes, além de melhorar o desempenho das campanhas e relatórios.

Critérios de importação

1. Escalonamento de Critérios por Tipo de Contato

A importação será guiada por propriedades prioritárias, escalonadas de acordo com a natureza do contato:

• Para clientes no Brasil:

  • Chave primária: CPF
  • Alternativas: E-mail ou telefone.

• Para leads:

  • Chave primária: E-mail
  • Alternativa: Telefone.

• Para contas internacionais:

  • Chave primária: Document (campo unificado para diferentes formatos de identificação).
  • Complemento: Outros campos de identificação conforme o país (Exemplo: número de passaporte ou ID local).

2. Regras Obrigatórias

• CPF ou Document: Obrigatórios para clientes.
• E-mail: Obrigatório para leads.
• Em caso de contatos sem CPF ou e-mail, o número de telefone será utilizado como alternativa.

Passo a passo para importação no HubSpot

1. Preparar o arquivo de importação

   • Certifique-se de que o arquivo esteja no formato CSV.
   • Inclua as colunas obrigatórias:
     • CPF (para clientes) ou Document (para contas internacionais).
     • E-mail (para leads e contatos gerais).
     • Telefone (como alternativa para identificação).
   • Evite informações redundantes ou campos desnecessários.

2. Iniciar o processo de importação

   • No HubSpot, acesse o menu de contatos.
   • Clique em "Importar" e selecione "Iniciar importação".

3. Selecionar as configurações de importação

   • Escolha "Criar e atualizar contatos" para evitar duplicidade.
   • Caso o contato já exista, ele será atualizado com base nas propriedades fornecidas.

4. Mapear propriedades

   • Certifique-se de mapear corretamente as colunas do CSV com as propriedades do HubSpot:
     • CPF ou Document → Propriedade "Document".
     • E-mail → Propriedade "E-mail".
     • Telefone → Propriedade "Telefone".
   • Revise as colunas que não forem automaticamente mapeadas e atribua manualmente.

5. Executar a importação

   • Confirme a importação e acompanhe o status no painel de importações.
   • Baixe o relatório de erros (se houver) e corrija dados inválidos antes de tentar novamente.

Boas práticas para importação

1. Padronize os dados antes de subir:

   • Verifique a qualidade dos dados, corrigindo inconsistências como e-mails inválidos ou CPFs incorretos.

2. Evite duplicidades:

   • Utilize a opção "Criar e atualizar" e garanta que a identificação seja feita pelo campo de e-mail ou CPF.

3. Segmente por tipo de contato:

   • Leads e clientes devem ser importados separadamente para evitar misturas inadequadas de dados.

4. Use o campo "Document" para contas internacionais:

   • Inclua informações como passaportes ou IDs locais em "Document", discriminando o tipo de documento na propriedade Document Type.

5. Integração com outras fontes:

   • Revise a qualidade dos dados integrados de sistemas externos para evitar inconsistências.

Problemas comuns e soluções

1. Erro de duplicidade:

   • Solução: Utilize a opção de apenas atualizar contatos existentes e revise o relatório de erros.

2. Contato sem informações obrigatórias:

   • Solução: Verifique se os campos obrigatórios (CPF, e-mail ou telefone) estão preenchidos antes da importação.

3. Dados corrompidos ou inválidos:

   • Solução: Trate previamente os dados no arquivo CSV utilizando ferramentas como Excel para limpeza e validação.